Vor-Ort-Prüfung der ACPR: der Ablauf und die Vorbereitung

Wer eine Prüfung beschließt und warum

Die Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR⁠), die französische Aufsichtsbehörde für Banken und Versicherungen, kontrolliert die Versicherungsunternehmen durch Prüfung nach Aktenlage und Vor-Ort-Prüfung⁠. Ihr Generalsekretär organisiert diese Prüfungen (Artikel L. 612-23 des Code monétaire et financier, des französischen Währungs- und Finanzgesetzbuchs, kurz CMF). Nach dem von der ACPR veröffentlichten Leitfaden (charte de conduite) legt er das Prüfungsprogramm im Rahmen der vom Aufsichtskollegium (collège de supervision) festgelegten Prioritäten fest; eine Prüfung kann jedoch jederzeit eingeleitet werden.

Im Versicherungsbereich richtet sich die ACPR nach eigenen Angaben auf Tätigkeiten oder Unternehmen, deren Risikofaktoren eingehende Untersuchungen rechtfertigen. Die Prüfung kann umfassend oder thematisch sein (ein Geschäftsbereich, eine Risikoart, eine Regelung) oder die Behebung von Schwächen kontrollieren, die bei einer früheren Prüfung festgestellt wurden. Sie kann auf Tochtergesellschaften, auf Personen, die das Unternehmen kontrollieren, auf andere Unternehmen der Gruppe sowie auf Vertreter und auf Personen erstreckt werden, denen Funktionen oder operative Tätigkeiten übertragen wurden (Artikel L. 612-26 CMF).

Die Eröffnung der Prüfung

Der Generalsekretär kann eine Prüfung durch ein Schreiben anordnen, das ihren Gegenstand angibt und die Prüfer benennt; es wird dem Unternehmen auf bloße Anfrage vorgelegt (Artikel R. 612-22 CMF). Im Versicherungsbereich handeln manche Prüfer auch aufgrund einer ständigen Akkreditierung bei dem Unternehmen. Nach dem Leitfaden unterrichtet der Prüfungsleiter das Unternehmen über den Beginn, den Gegenstand und die Zusammensetzung des Teams und versammelt dann die Geschäftsleitung, um die Phasen der Prüfung und gegebenenfalls ihre voraussichtliche Dauer vorzustellen.

Während der Prüfung

Die Prüfer können sich alle Bücher, Register, Verträge und Unterlagen vorlegen lassen und sie prüfen, Kopien anfertigen und auf IT-Werkzeuge und Daten zugreifen. Das Unternehmen stellt ihnen die Unterlagen und „qualifiziertes Personal“ (le personnel qualifié) zur Verfügung, das ihnen Auskunft gibt (Artikel R. 612-26 CMF). Der Generalsekretär kann zudem jede seiner Aufsicht unterliegende Person vorladen und anhören (Artikel L. 612-24 CMF). In dringenden Fällen können die Prüfer Protokolle aufnehmen, die vom Prüfungsleiter und vom geprüften Unternehmen unterzeichnet werden (Artikel L. 612-27 und R. 612-26 CMF).

Für die Geschäftsleiter eines Versicherungsunternehmens sind drei Verhaltensweisen Straftaten: die Prüfung zu behindern, Auskunftsersuchen nach förmlicher Aufforderung nicht zu beantworten und wissentlich unrichtige Angaben zu machen. Die Strafandrohung beträgt ein Jahr Freiheitsstrafe und 15.000 € Geldstrafe (Artikel L. 310-28 des Code des assurances, des französischen Versicherungsgesetzbuchs).

Der Leitfaden regelt auch das Verhalten der Prüfer: Sie geben weder Ratschläge noch persönliche Meinungen ab und beschränken sich auf einen Lesezugriff auf die IT-Systeme. Das Unternehmen kann einen Koordinator benennen und sich von einer Person seiner Wahl unterstützen lassen.

Der Bericht und das kontradiktorische Verfahren

Über jede Vor-Ort-Prüfung wird ein Bericht erstellt. Sein Entwurf wird der Geschäftsleitung zur Kenntnis gebracht, die dazu Stellung nehmen kann; der endgültige Bericht gibt diese Stellungnahme wieder (Artikel L. 612-27 CMF).

Der Leitfaden beschreibt den Ablauf:

• eine Besprechung der wichtigsten Feststellungen, bisweilen vorbereitet durch einen Vorentwurf, in dem sachliche Fehler aufgezeigt werden können;
• die Übersendung des Berichtsentwurfs mit einer im Begleitschreiben festgesetzten Antwortfrist von grundsätzlich mindestens fünfzehn Kalendertagen;
• die Beifügung der schriftlichen Stellungnahme des Unternehmens und der Erwiderung des Prüfungsteams, die zusammen den endgültigen Bericht bilden.

Mit der Übersendung des endgültigen Berichts endet die Prüfung vor Ort. Die Folgen werden dem Verwaltungsrat oder dem an seine Stelle tretenden Organ mitgeteilt. Sie dürfen Dritten nur mit vorheriger Zustimmung der ACPR übermittelt werden, außer in den gesetzlich vorgesehenen Fällen (Artikel L. 612-27 CMF).

Die möglichen Folgen

Nach dem Leitfaden bestehen die Folgen in einem Folgeschreiben (lettre de suite) des Generalsekretärs oder, auf seinen Vorschlag und durch Beschluss des Kollegiums oder des Präsidenten, in aufsichtsrechtlichen Maßnahmen (mesures de police administrative) oder in der Einleitung eines Disziplinarverfahrens. Diese Folgen können nebeneinander eintreten.

• Warnung (mise en garde, Artikel L. 612-30 CMF): vor Praktiken, die die Interessen der Kunden oder Versicherten gefährden können, nachdem die Geschäftsleitung Gelegenheit zur Äußerung hatte.
• Förmliche Aufforderung (mise en demeure, Artikel L. 612-31 CMF): innerhalb einer bestimmten Frist die Maßnahmen zur Herstellung der Konformität zu ergreifen; sie kann mit einem Zwangsgeld verbunden werden.
• Sicherungsmaßnahmen (mesures conservatoires, Artikel L. 612-33 CMF): namentlich Unterstellung unter besondere Aufsicht, Beschränkung von Tätigkeiten, Suspendierung von Geschäftsleitern und, bei einem Versicherer, Aussetzung oder Beschränkung der Auszahlung von Rückkaufswerten, von Umschichtungen oder von Policendarlehen.
• Vorläufiger Verwalter (administrateur provisoire, Artikel L. 612-34 CMF).
• Sanktionsverfahren: Eine Formation des Kollegiums prüft den Prüfbericht im Hinblick auf die Einleitung eines Verfahrens; ihr Präsident teilt die Beschwerdepunkte mit, und die Commission des sanctions (Sanktionsausschuss der ACPR) bestellt einen Berichterstatter (Artikel L. 612-38 CMF). Die betroffene Person kann die Akte einsehen, sich von einem Rechtsbeistand unterstützen lassen und hat mindestens dreißig volle Tage für ihre schriftliche Stellungnahme (Artikel R. 612-36 und R. 612-38 CMF). Die Sanktionen reichen von der Verwarnung bis zum vollständigen Entzug der Zulassung, gegebenenfalls mit einer Geldsanktion; die Entscheidung wird grundsätzlich veröffentlicht (Artikel L. 612-39 CMF).

Die Rechtsbehelfe

Gegen Entscheidungen der Commission des sanctions ist binnen zwei Monaten nach ihrer Zustellung eine Klage mit voller Überprüfungsbefugnis (recours de pleine juridiction) vor dem Conseil d’État (oberstes französisches Verwaltungsgericht) möglich (Artikel L. 612-16 CMF). Allgemeiner entscheidet der Conseil d’État in erster und letzter Instanz über Klagen gegen Entscheidungen, welche die ACPR im Rahmen ihrer Aufsichtstätigkeit trifft (Artikel R. 311-1 des Code de justice administrative, der französischen Verwaltungsgerichtsordnung). Neben einer Klage in der Hauptsache kann ein Eilantrag auf Aussetzung (référé-suspension) gestellt werden, wenn die Dringlichkeit es rechtfertigt und ein Klagegrund ernsthafte Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Entscheidung begründet (Artikel L. 521-1 desselben Gesetzbuchs).

Vorbereitung: sinnvolle Schritte

• Die Dokumentation aktuell halten: Verfahren, Protokolle der Leitungs- und Aufsichtsorgane, Berichte der Kontrollfunktionen, Umsetzung früherer Empfehlungen.
• Einen Koordinator benennen, dessen Stellung es erlaubt, Gespräche und Übermittlungen zu organisieren, und der während der gesamten Prüfung verfügbar ist oder vertreten wird, wie es der Leitfaden vorsieht.
• Den Austausch dokumentieren: Verzeichnis der Anfragen, übergebene Unterlagen, vereinbarte Antworttermine. Der Leitfaden erwartet zügige Antworten innerhalb einer mit den Prüfern vereinbarten angemessenen Frist.
• Die Geschäftsleitung einbinden: in die Auftaktbesprechung und in die Besprechung der Feststellungen, bei denen ihre Anwesenheit erwartet wird.
• Die Antwort auf den Berichtsentwurf schon ab der Besprechung der Feststellungen vorbereiten: sachliche Fehler, vom Prüfungsteam nicht berücksichtigte Umstände, begründete Einwände, eingeleitete Korrekturmaßnahmen.
• Die Folgen vorwegnehmen: ein datierter und nachverfolgter Abhilfeplan, den eine spätere Prüfung kontrollieren kann.